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Actualité – Digitalisation chez Verifimmo

Digitalisation chez Verifimmo

Ces dernières années, on entend beaucoup parler de Digitalisation. Chez Verifimmo, si le cap a été franchi il y a plusieurs années déjà, 2020 marquera le passage au 100% numérique et au 0 papier.

D’abord quelques chiffres : Verifimmo ce sont quelques 10 000 dossiers reçus chaque année et pas moins d’un million de pages imprimées par an, soit l’équivalent d’une centaine d’arbres. Une empreinte écologique conséquente pour une entreprise de services. Mais ce n’est pas uniquement notre conscience environnementale qui nous a amené à faire évoluer nos process. Retour d’expérience avec Aurélie Michalet, Dirigeante de Verifimmo.

Là où tout a commencé…

« On nous parle aujourd’hui des enjeux du tout numérique sur le plan de la collaboration, de l’expérience utilisateur, comme si la digitalisation, c’était demain, comme si nous avions le temps, encore. Les événements de ces derniers mois nous ont démontré qu’il était vital pour les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, qu’elles puissent s’adapter, se réinventer, se montrer agiles, dynamiques… Je suis fière de pouvoir dire que chez Verifimmo, nous avons toujours considéré que cette digitalisation était un prérequis à notre collaboration avec nos clients banques, eux-mêmes très impliqués sur ces questions.

Il y a 3 ans déjà, nous avons mis en place notre plateforme Extranet, qui permet à nos partenaires bancaires de collaborer avec nos équipes au quotidien, et de façon 100% digitalisée et sécurisée : envoi des dossiers numériques, échanges de messages, suivi des dossiers, téléchargement des liasses en fin d’analyse…

En 2018, nous avons déployé un nouvel applicatif métier grâce auquel nous avons digitalisé la majorité de nos process de traitement et d’analyse des dossiers reçus. »

L’envie de changer les choses

« Mais nous matérialisions toujours les dossiers reçus, afin de pouvoir traiter et analyser les documents constitutifs. Il n’était plus possible de maintenir ce mode de fonctionnement. Nous avions depuis longtemps identifié la complexité inhérente aux dossiers papiers, notamment dans le cadre de notre Plan de Continuité d’activité. Il était temps de changer !

La question écologique s’est posée rapidement, avec une tonne de papier utilisée chaque année et de fait une empreinte carbone conséquente…une vraie contradiction avec nos valeurs.

La sécurité et la traçabilité étaient également des enjeux des plus prégnants : même si nous avons toujours travaillé avec des prestataires garantissant le respect des données personnelles conformément au Règlement Général sur la Protection des Données, nous nous devons de conserver les éléments constitutifs sur lesquels a porté notre analyse pendant 15 ans.

Et enfin, d’un point de vue managérial, nous ne pouvions pas faire évoluer nos modes de travail, et proposer la mise en place du télétravail à nos collaborateurs, tant que l’étude des dossiers se faisait sur papier. »

Bien plus qu’une simple bibliothèque numérique

« Nous avons alors fait appel fin 2018 à la société Libre Logic, afin qu’elle nous accompagne dans notre transformation numérique. En 2020, nous avons donc mis en place une GED, Gestion Electronique des Documents. Mais nous ne voulions pas seulement nous doter d’une belle bibliothèque numérique. Nous avons voulu pousser encore plus loin la digitalisation amorcée, avec pour objectif affiché, le 0 papier. Ainsi, nos équipes sont désormais dotées d’un nouvel outil, 100% intégré à nos applicatifs métiers. Le process de traitement est intégralement numérique, et la sécurité garantie du début à la fin. »

Des avantages immédiats

« Nous constatons déjà des bénéfices grâce à ces nouveaux process : plus de double saisie inutile, une information transmise par la Banque via l’Extranet est automatiquement reportée dans notre outil métier, sans intervention humaine. Nous utilisons également la technologie LAD (lecture automatique des documents) pour permettre à nos équipes de gagner en efficacité.

Plus d’impression des documents, ils sont automatiquement stockés dans la GED, dans le bon dossier, pour traitement, puis archivés en fin de vie. Les documents peuvent être annotés numériquement, comme nous aurions pu le faire sur la version papier. Plus besoin de scanner les liasses en fin d’analyse, elle est automatiquement générée et mise à disposition des banques sur l’extranet, en temps réel. Nous avons également doté nos équipes d’écrans de qualité, pivotants à 360° afin de leur permettre de garder une qualité de lecture et d’éviter une fatigue visuelle liée au travail numérique. »

Et demain ?

« Grâce à ces nouveaux process, nous avons pu organiser toute l’équipe en télétravail dès le début du confinement. Nous étions prêts et avons pu ainsi assurer la continuité de service pour nos clients. Cela a également été l’occasion d’avancer sur d’autres projets liés au télétravail, comme la mise en place d’un softphone (téléphonie par internet) et d’un outil de messagerie instantanée, afin de permettre à nos collaborateurs de garder un lien entre eux, même à distance. Nous avons beaucoup avancé sur la mobilité ces deux derniers mois !

Nous ouvrons déjà de nouveaux chantiers : nous testons la mise en place de solutions de RAD (reconnaissance automatique des documents), pour gagner toujours plus en automatisation, et travaillons sur la signature électronique, pour les Maîtres d’Ouvrage notamment. Nous continuons de faire évoluer notre Extranet pour les banques. Nous souhaitons en faire la plateforme d’échanges privilégiée avec nos partenaires : formations en ligne, webinars, des rubriques d’aide plus intuitives et plus interactives… Demain est rempli de possibles ! »